Как ответить на требование о предоставлении пояснений по взаимоотношениям с самозанятым?

Comments

• Добрый день.
  Письмо вроде и неплохо написано, но лично мне показалось неубедительным. Поэтому задаю дополнительные вопросы, чтобы склониться в ту или иную сторону.

  Цитата: в начале месяца подписываем заказ на выполение услуг, в конце месяца он предоставляет нам отчет,акт и чек.

  Сколько месяцев уже длится такая услуга и каков прогноз по дате завершения этих отношений с самозанятым?
  Есть ли у него и другие организации на обслуживании или за всё это время только ваша?
  

  Цитата: Мы превлекаем самозанятого для периодических бухгалтерских услуг на формирование кадровых документов, формирование отчетности и он еще выполняет техническую выгрузку документов из биллинговой программы

  Эти работы осуществляются на вашей территории и вашем оборудовании? Или исполнитель может выполнять эти действия, используя свою личную технику и подключаясь к вашей дистанционно? Если второе, то каковы ограничения по времени: он может действовать лишь в течение рабочего дня или же доступ к вашей базе данных возможен для него круглосуточно?
• Александра Кривошеева, 
  Добрый день!
  Такая услуга длится уже 1,5 года и действует до конца декабря.  Самозанятый научил ген директора правильно формировать отчеты и заполнять кадровые документы(с этой целью его привлекали), помог автоматизировать выгрузку документов из биллинговой программы в 1С (до этого данным процесоом несколько дней занималось два человека). Других организаций у него нет,за это мы как раз очень переживаем. Но он учится и работает за границей ( в Эстонии). Сдает отчетность через нашу серверную 1С, у него есть удаленный доступ, к нашей базе он может подключаться когда захочет, никто его во времени не ограничивает, единственное условие чтобы отчетность была сдана вовремя. Документы они с директором подписывают раз в пол года, раз в год при встрече, присылают их по электронке друг другу.
• Да, длительность оказания услуг и то, что вы единственный клиент, будет работать против вас. Поэтому надо усилить акценты в письме на том, что исполнитель учится и работает за рубежом и он никаким образом не может соблюдать ваши правила внутреннего трудового распорядка (равно как и иметь других заказчиков - просто в силу своей занятости на основной работе и учёбе). Что использует в работе своё оборудование, а вы его никакими средствами труда не обеспечивали и рабочего места не создавали.
  

  Цитата: у него есть удаленный доступ, к нашей базе он может подключаться когда захочет, никто его во времени не ограничивает

  Об этом тоже обязательно упомяните, что время работы ему не установлено. В общем, "пробегитесь" в письме по всем основным критериям, по которым принято определять вид договора: трудовой или ГПХ. И можете прямо написать, что вы руководствовались такими-то разъяснениями (ссылайтесь в своём ответе на конкретные письма Минфина и арбитражную практику), в результате чего пришли к выводу, что оснований для признания данных отношений трудовыми в вашем случае нет.
  Риски ООО при работе с самозанятыми: как избежать доначисления НДФЛ и взносов
  Отличия между трудовым договором и договором ГПХ: как не ошибиться при оформлении «временного» сотрудника
  Кому самозанятые не могут оказывать услуги по договору ГПХ: разъяснения Минфина
  Арбитражная практика в октябре 2018 года: отличия между трудовым договором и договором ГПХ, уплата налогов через проблемный банк, взносы на подотчетные средства
  И, если захотите, можете выложить здесь новый вариант ответа для обсуждения.
• Александра Кривошеева, спасибо огромное за отзыв, максимально дополнилаписьмо, вроде бы все учла:
  "В ответ на требование № ... от      сообщаем следующее:
  1.     Наша организация является микропредприятием и согласно штатному расписанию на 30.09.2021 в штате числится 14 сотрудников по которым компания перечисляет все налоги и взносы согласно законодательству РФ.  В октябре у компании была открыта вакансия Инженера связи, больше увеличение штата не предусмотрено. В штатном расписании нет должности, предполагающей сотрудника с обязанностями аналогичным тем услугам, что предоставляет самозанятый. Использование услуг самозанятого носит временный характер, договор был заключен с 13.04.2020 по 31.12.2020 и пролонгирован с 01.01.2021 по 31.12.2021. (ст. 708 ГК РФ).
  2.     Исполнитель по данному договору никогда не имел трудовых отношений с нашей организацией и не будет привлечен в качестве штатного сотрудника (согласно п. 8 ч. 2 ст. 6 Закона № 422-ФЗ).
  3.     Нашей компанией ООО «.....» был заключен договор № ..... от 13.04.2020 г. с Ивановым И.И..  в связи с необходимостью определенного вида услуг (консультирования нашей организации по ведению бухгалтерского, налогового и кадрового учета, а также технической доработкой учетных программ) по которому были подписаны отдельные Задания на услуги с указанием конкретных сроков и результатов их исполнения, а также сроки перечисления оплаты. В договоре указано что самозанятый является плательщиком налога на профессиональный доход , поэтому наша организация не является налоговым агентом Исполнителя и не исчисляет, и не оплачивает страховые взносы в Пенсионный фонд РФ и фонд медицинского страхования за Исполнителя.. При заключении договора самозанятый предоставил справку по форме  КНД 1122035 о применении специального налогового режима.
  4.     Перед каждой оплатой услуг Исполнителя наша организация проверяет с помощью специального сервиса на сайте ФНС сохранение статуса налогоплательщика НПД.
  5.     Согласно Федеральному закону № 422-ФЗ от 27.11.2018 г. предмет договора не относится к видам деятельности, которыми нельзя заниматься самозанятым.
  6.     Самозанятый своевременно предоставляет чеки и закрывающие документы на оказанные услуги, а также добросовестно уплачивает НПД в соответствии с условиями заключенного договора.
  7.    Самозанятый зарегистрирован и имеет постоянное место жительство в другом регионе – г. Санкт-Петербург. При этом последние несколько лет большую часть времени он фактически проживает, учится и имеет основное место работы за пределами РФ. Услуги предоставляются иждивением Исполнителя: использует в работе свое оборудование, наша организация не обеспечивала его никакими средствами труда и не создавала ему рабочего места (ст. 704 ГК РФ). Наша организация предоставляет ему удаленный доступ к базам данных организации для выполнения описанных в Заказе работ, время работы ему не установлено.
  В связи со всем вышеперечисленным договор с Самозанятым никаким образом не является трудовым договором, наша организация в отношении Исполнителя НДФЛ не удерживает и не облагает выплаты по договору страховыми взносами согласно Федеральному закону № 422-ФЗ. Расчет по страховым взносам предоставленный нами за 9 месяцев 2021 года составлен верно и в корректировке не нуждается (письму ФНС от 16.09.2021 № аб-4-20/13183@)."
• Я бы поправила ещё немного:
  "В ответ на ваше требование № ... от ...     сообщаем следующее:
  Наша организация является микропредприятием, в штате числится 14 сотрудников (согласно штатному расписанию на 30.09.2021), по которым компания исправно перечисляет все налоги и взносы согласно законодательству РФ.  В октябре 2020 г. была открыта вакансия инженера связи; иного изменения штата в обозримом будущем не планируется.
  Организация действительно имеет договор №... от.. с самозанятым таким-то (ФИО). Однако, проанализировав текст 422-ФЗ и общедоступных официальных разъяснений к нему, а также учитывая нормы действующего трудового законодательства, мы приходим к выводу об отсутствии необходимости и возможности признавать эти отношения трудовыми.
  1. Исполнитель ФИО никогда прежде не имел трудового договора с нашей организацией (пп. 8 п. 2 ст. 6 422-ФЗ от 27.11.2018).
  2. Предмет договора не относится к видам деятельности, которыми запрещено заниматься плательщикам НПД (п. 2 ст. 4 422-ФЗ от 27.11.2018).
  3. В штатном расписании ООО "ХХХ" не было, нет и не ожидается в будущем должности с обязанностями, аналогичными услугам, предоставляемым самозанятым ФИО. Потребность в этих услугах носит временный (вспомогательный) характер.
  4. Первоначально договор был заключен с 13.04.2020 по 31.12.2020, однако стороны были вынуждены продлить его по 31.12.2021 (ст. 708 ГК РФ), в связи с трудностями, возникшими в процессе исполнения.
  Предмет договора № ... от ...  включает в себя консультирование руководителя и сотрудников организации в части ведения бухгалтерского, налогового и кадрового учета с использованием специализированной компьютерной программы, а также её технической доработки её по мере надобности.
  В рамках договора подписываются отдельные задания на услуги, с указанием конкретных сроков и результатов их исполнения, а также сроки перечисления оплаты.
  5. Специфика данной сделки такова, что в короткие сроки невозможно отработать все сложности, связанные с учётом в программе, поскольку отдельные операции в ней осуществляются лишь один раз в квартал или даже раз в год. Кроме того, невозможно заранее точно предвидеть, какие хозяйственные операции могут впервые появиться в деятельности заказчика и с какой периодичностью они будут возникать.
  При этом имеет существенное значение осведомлённость исполнителя в настройках программы, осуществлённых ранее. Поэтому терять связь именно с этим исполнителем не выгодно нам с технической точки зрения, а включать его в штат - с экономической, т.к. со временем неразрешённых проблем остаётся всё меньше.
  6. Самозанятый ФИО зарегистрирован в другом регионе – г. Санкт-Петербург. При этом существенную часть времени он пребывает (учится и работает) за пределами РФ и оказывает нам услуги лишь в свободное от своих основных занятий время.
  7. Услуги предоставляются иждивением исполнителя (ст. 704 ГК РФ): самозанятый использует в работе свое оборудование и за свой счёт оплачивает средства связи.
  8. Наша организация не обеспечивала его средствами труда и не создавала для него рабочее место (ст. 21 и 22 ТК РФ).
  9. Заказчик предоставляет исполнителю круглосуточный удаленный доступ к базам данных организации для выполнения описанных в заказе работ. Конкретное время выполнения заявки и связи с заказчиком договором не установлено. Стороны согласуют лишь конечный срок, к которому заказ должен быть выполнен.
  10. Оплата производится один раз в месяц, после приёмки работ или получения исчерпывающей консультации. При заключении договора самозанятый предоставил справку по форме КНД 1122035 о применении специального налогового режима. Перед каждой оплатой заказчик проверяет сохранение статуса налогоплательщика НПД при помощи сервиса на сайте ФНС.
  11.  Самозанятый своевременно предоставляет чеки и закрывающие документы на оказанные услуги, а также добросовестно уплачивает НПД в соответствии с условиями заключенного договора.
  В связи с вышеперечисленным и руководствуясь принципами, изложенными в письме ФНС от 16.09.2021 № аб-4-20/13183@, мы не находим в договоре с самозанятым ФИО явных и однозначных признаков трудовых отношений.
  Поэтому ООО "ХХХ" в отношении данного исполнителя не удерживает НДФЛ и не облагает выплаты ему страховыми взносами; в соответствии с правилами, установленными 422-ФЗ.
  Таким образом, расчет по страховым взносам, представленный нами за 9 месяцев 2021 года, составлен верно и в корректировке не нуждается."
  
  По пункту 10 забыла у Вас заранее информацию уточнить, поэтому пофантазировала. Вы же напишите так, как на самом деле есть. Если суммы каждый месяц одинаковые - это работает против вас, но если разные, то непременно упомяните об этом, увязав с фактически выполненным объёмом работ. А если и даты перечисления выплат отличаются, то тоже подчеркните, что выплата производится исключительно после приёмки работ.
• Александра Кривошеева, большое спасибо! вы существенно улучшили мой ответ!